Oplossing in de maak voor jaarlijkse algemene vergaderingen

Home  /  Knowledge sharing  /  Blog  /  Oplossing in de maak voor jaarlijkse algemene vergaderingen

Oplossing in de maak voor jaarlijkse algemene vergaderingen

Volmachtbesluit minister Koen Geens komt tegemoet aan onoverkomelijke praktische moeilijkheden om de jaarlijkse algemene vergaderingen volgens de gebruikelijke regels te houden, zonder de dwingende regels opgelegd ter bestrijding van de Covid-19 pandemie te overtreden.

In een vorig blogbericht  gaven we reeds een toelichting omtrent de wijze waarop u gedurende de Covid-19 pandemie uw besluitvorming in uw vennootschap vorm kan geven. 

Deze wettelijke mogelijkheden zijn echter in sommige gevallen niet voldoende om u toe te laten uw jaarlijkse algemene vergadering te houden, zonder de dwingende regels opgelegd ter bestrijding van de Covid-19 pandemie te overtreden. De meeste statuten voorzien immers niet in de mogelijkheid om de algemene vergadering te houden via elektronische communicatiemiddelen.

Op 29 maart 2020 heeft Vice-eersteminister en minister van Justitie Koen Geens een volmachtbesluit voorgelegd aan de federale regering met twee mogelijkheden om tegemoet te komen aan deze vaststelling:

1. algemene vergaderingen van vennootschappen en verenigingen die voor 19 april zijn of moeten worden samengeroepen, kunnen later worden gehouden (namelijk tot 10 weken na de uiterste datum die in de meeste gevallen 30 juni is); of

2. er kan toch op de op de voor de betrokken vennootschap of vereniging normale datum worden vergaderd maar dan uitzonderlijk op elektronische of schriftelijke wijze.

Wanneer de vergadering reeds is bijeengeroepen is de eerste mogelijkheid slechts mogelijk indien de aandeelhouders en leden daarover correct worden geïnformeerd.

De tweede mogelijkheid probeert de maatregelen genomen ter bestrijding van de Covid-19 pandemie te verzoenen met het recht van de aandeelhouders en de leden om hun stemrecht uit te oefenen en hen de kans te geven vragen te stellen. Volgens de samenvatting van minister Geens krijgt het bestuursorgaan in concreto de bevoegdheid om te beslissen dat de aandeelhouders of de leden uitsluitend op afstand mogen stemmen, al dan niet in combinatie met stemmen per volmacht, waarbij uitsluitend een door het bestuursorgaan aangestelde persoon als volmachthouder kan optreden.

Let wel, dit volmachtbesluit zal pas eerstdaags in werking treden en voorziet voorlopig als einddatum 19 april. De Koning kan deze datum echter verlaten indien de maatregelen genomen ter bestrijding van de Covid-19 pandemie zouden worden verlengd.

Wenst u hier meer informatie over, aarzel dan niet om contact op te nemen met Mtr. Frederik Van Overtveldt.