Uw notariële akte vanop afstand d.m.v. de digitale volmacht

Home  /  Knowledge sharing  /  Blog  /  Uw notariële akte vanop afstand d.m.v. de digitale volmacht

Uw notariële akte vanop afstand d.m.v. de digitale volmacht

Door de invoering van de digitale volmacht kan u voortaan uw authentieke akte door de notaris laten verlijden vanop afstand. Op die manier kan u dus uw vennootschap oprichten, uw vastgoed aan- of verkopen, een schenking doen, uw huwelijkscontract laten authentiseren etc. allemaal vanuit de veilige omgeving van uw kantoor of thuis.

Wat is het?

Vóór de wereldwijde verspreiding van het coronavirus was het de normale gang van zaken om met alle partijen bij een authentieke akte samen te komen ten kantore van de notaris teneinde de akte eigenhandig en fysiek te ondertekenen

Sinds het uitbreken van de COVID-19-pandemie en in een poging de voorzorgsmaatregelen zo veel mogelijk te respecteren, heeft het kabinet van Minister van Justitie Koen Geens een nieuw systeem van de digitale volmacht voorgesteld waarbij authentieke akten zoveel mogelijk vanop afstand kunnen worden verleden. De Wet van 30 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake justitie en het notariaat in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 4 mei 2020, voert deze nieuwe mogelijkheid in. 

Om onnodige verplaatsingen te vermijden kan een vertrouwenspersoon of een notarieel medewerker de authentieke akte in uw plaats ondertekenen. Zo komt de gezondheid van de partijen bij de akte, de notarissen en hun medewerkers niet in het gedrang. 

Met een volmacht geeft u een welbepaalde persoon de bevoegdheid om een rechtshandeling te stellen in uw plaats. Alle handelingen die een authentieke akte vereisen, zijn rechtshandelingen. Om de authentieke akte op rechtsgeldige manier vanop afstand te ondertekenen, dient u aan een vertrouwenspersoon een digitale volmacht te verlenen. 

De digitale volmacht is op zich ook een authentiek stuk, met een bijzondere bewijswaarde. De notaris zal samen met u via videoconferentie deze digitale volmacht authentiseren. 

Hoe werkt het?

Uw notaris geeft u via videoconferentie de juiste instructies om de volmacht elektronisch te ondertekenen. Uw notaris dient u ten allen tijde te kunnen zien en horen. U heeft hiervoor een pc met webcam, uw identiteitskaart met pincode en een eID-kaartlezer nodig. Het maakt niet uit waar u zich bevindt: op kantoor of thuis, in een verzorgingstehuis of ziekenhuis, in het binnen- of buitenland. 

Via videoconferentie adviseert de notaris u over uw dossier, kan u de nodige vragen stellen en loodst de notaris u door het proces van ondertekening van de volmacht. Dit gebeurt in een volledig beveiligde digitale omgeving

Tijdens de videoconferentie verschaft de notaris u niet alleen alle informatie omtrent de akte van volmacht die u digitaal zal ondertekenen, maar ook reeds over de notariële akte waarvoor u een volmacht geeft. Verleent u bijvoorbeeld een digitale volmacht voor de ondertekening van een authentieke koopakte van een onroerend goed, dan zal de notaris via de videoconferentie u alle nuttige inlichtingen verschaffen in verband met het ontwerp van de koopakte. De dienstverlening en de adviesplicht van de notaris komt door de digitale volmacht met andere woorden niet in het gedrang. 

Na het via videoconferentie bespreken van uw dossier met de notaris en het elektronisch ondertekenen van de volmacht, is de authentieke digitale volmacht tot stand gekomen. De volmachthouder kan nu de authentieke akte in uw plaats ondertekenen ten kantore van de notaris. U hoeft zich bijgevolg niet te verplaatsen naar het notariskantoor om de notariële akte te laten verlijden. De notaris zal de akte verlijden zonder uw aanwezigheid. De akte wordt veilig ondertekend. De notaris zal zorgen voor de registratie van deze akte. Ook de waarborgen en de bewijswaarde die eigen zijn aan de notariële akte blijven behouden.

Uitzonderingen?

Door de strikt persoonlijke aard van sommige authentieke akten kan er geen gebruik gemaakt worden van de digitale volmacht. Een voorbeeld hiervan is het testament. Informeer hierover best op voorhand bij uw notaris.

Besluit

Wij raden u aan gebruik te maken van deze handige nieuwe tool. De digitale volmacht heeft enkel voordelen. Door vanop afstand uw volmacht te ondertekenen, maakt u geen onnodige verplaatsing, neemt u geen risico’s, houdt u het veilig en bespaart u kostbare tijd.

Heeft u juridische bijstand nodig bij het opstellen van uw documenten of vragen over de digitale volmacht? Aarzel niet Steven Slachmuylders en Melanie Geerts te contacteren.