Blijf op de hoogte!
Wenst u op de hoogte te blijven van de laatste inzichten van Caluwaerts Uytterhoeven, bezorg ons dan uw gegevens via het formulier hieronder.
Corporate housekeeping
Deel via LinkedInJuridische inzichten
11/06/2025
1 min read
“Corporate housekeeping”, menig ondernemer krijgt het warm en koud van deze term, maar een administratie op orde is de beste vriend van de ondernemer wanneer de risico’s van de vennootschap of vereniging oplopen. Corporate housekeeping is de generieke term voor het naleven van alle (administratieve) vennootschapsrechtelijke en andere juridische verplichtingen die gepaard gaan met het voeren van een onderneming.
De bestuurders van een onderneming zijn niet alleen verantwoordelijk voor het naleven van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) en andere wetgeving, maar ook de interne keuken bevat vaak heel wat verplichtingen, zoals de statutaire bepalingen, een eventuele aandeelhoudersovereenkomst of een managementovereenkomst.
Concreet zal de bestuurder onder andere zorg moeten dragen voor de aanwezigheid van de notulering van bestuursvergaderingen en algemene vergaderingen, evenals voor bijzondere verslaggeving op grond van onder meer de alarmbelprocedure, tegenstrijdigheid van belangen, de jaarcijfers, wijzigingen in het vennootschapsvermogen en herstructureringen.
Het voorbereiden van een dergelijke verslaggeving zal vaak in eerste instantie geschieden door de interne administratie van de onderneming, al dan niet in samenwerking met haar externe financiële en/of juridische adviseurs. De bestuurder dient evenwel zelf aandachtig te zijn voor de tijdigheid, volledigheid en accuraatheid van de corporate housekeeping, want zijn/haar aansprakelijkheid staat of valt ermee.
De inhoud van de verslaggeving is niet zelden een evenwichtsoefening tussen de belangen van de verschillende ondernemingsactoren. Het adagium “wie schrijft , die blijft ” is een vaststaand gegeven en de verslaggeving dient dus vanuit deze diverse belangenoverwegingen te worden beoordeeld. Het spanningsveld dat kan ontstaan tussen de onderneming, de bestuurders en/of haar aandeelhouders, maakt dit administratief werk vaak essentiëler en uitdagender dan verwacht.
In brede zin omvat corporate housekeeping het systematisch beheer en onderhoud van alle contractuele documenten die de relaties van een onderneming regelen met externe partijen, zoals leveranciers, financiële instellingen, klanten en (para)fiscale overheidsinstanties. Hoewel deze taak vaak wordt gezien als tijdrovend, kostbaar en administratief belastend, vormt zij in toenemende mate een cruciale component in de waardebepaling van een onderneming.
De toegevoegde waarde van een zorgvuldig bijgehouden contractenbeheer reikt verder dan de louter juridische afdwingbaarheid van afspraken jegens handelspartners. In het bijzonder bij een due diligence-proces in het kader van een potentiële overname of verkoop van de onderneming, wordt duidelijk hoe essentieel een transparante en goed gestructureerde documentatie is. De return on investment van degelijke corporate housekeeping laat zich in dergelijke situaties concreet en overtuigend aantonen.
Voor wie zich verder wil verdiepen in de juridische implicaties van ondernemingsbeheer en bestuurdersverantwoordelijkheid, biedt het boek Taken en aansprakelijkheden van de bestuurder, waaraan onder meer onze advocaten Mr. Noëmi Callaert, Mr. Federico Wuyts, Mr. Berk Cimen en Mr. Michiel Meskens hebben meegewerkt, een waardevolle en diepgaande leidraad.