Privacy policy

Privacyverklaring Caluwaerts Uytterhoeven BV

Publicatiedatum: 15 januari 2025

 

INLEIDING

Caluwaerts Uytterhoeven BV (hierna: “wij”, “ons”) hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij uw persoonsgegevens beschermen tegen, onder meer, verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.

Wij leveren dan ook alle inspanningen om uw persoonlijke levenssfeer en uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) en de nationale uitvoeringswetgeving. 

Wij willen u door middel van deze privacyverklaring informeren over wie uw persoonsgegevens verwerkt (wie wij zijn), welke persoonsgegevens wij van u verzamelen, voor welke doeleinden wij deze gegevens zullen verwerken, op welke rechtsgrond wij deze verwerking baseren, aan wie uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven, hoe lang wij u persoonsgegevens bewaren, hoe wij uw persoonsgegevens beschermen en welke rechten u heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

U wordt dus vriendelijk uitgenodigd deze privacyverklaring aandachtig te lezen en kennis te nemen van de inhoud. Mogelijke toekomstige aanpassingen zijn niet uit te sluiten. Wij vragen u dan ook om geregeld deze privacyverklaring te lezen om op de hoogte te blijven van deze eventuele aanpassingen.

 

WIE ZIJN WIJ?

Caluwaerts Uytterhoeven BV naar Belgisch recht, gevestigd te 2600 Antwerpen, Potvlietlaan 6, en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0766.553.584.

In het kader van onze activiteiten verzamelen, gebruiken, bewaren, delen of verwerken wij anderszins persoonsgegevens. Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, kwalificeren wij als “verwerkingsverantwoordelijke” met betrekking tot deze persoonsgegevens.

 

VAN WIE VERZAMELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

In het kader van onze activiteiten kunnen wij persoonsgegevens verzamelen van (medewerkers van) onze cliënten, (contactpersonen van) onze dienstverleners, prospecten, bezoekers van onze website, personen die hun contactgegevens aan ons verstrekken, sollicitanten en personen die op een andere manier met ons in contact komen. 

 

WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Wij kunnen van u onderstaande persoonsgegevens verzamelen, voor zover deze persoonsgegevens relevant zijn voor de doeleinden waarvoor wij deze nodig hebben zoals verder in deze privacyverklaring uiteengezet. 

Indien bepaalde gegevens verplicht in te vullen zijn, en andere gegevens slechts optioneel, zal dit duidelijk worden aangegeven zodat u ervoor kan opteren om ons uw persoonsgegevens te verstrekken of niet.

 

Wanneer u een (medewerker van een) cliënt bent

Identificatie- en contactgegevens 

Persoonlijke identificatiegegevens: voor- en achternaam, bedrijfsnaam (indien van toepassing), ondernemingsnummer (indien van toepassing), adres, telefoon-/gsm-nummer, e-mailadres.

 

Dossiernummer dat wij u toekennen.

Financiële gegevens

Identificatie- en bankrekeningnummers.

 

Financiële transacties: bedragen die u moet betalen en heeft betaald, overzicht van de betalingen, enz.

Beroep en betrekking

Werkgever, titel en beschrijving van de functie.

Andere

Andere gegevens die u zelf aan ons  meedeelt.

 

Wanneer u onze website bezoekt

Identificatie- en contactgegevens

Elektronische identificatiegegevens: IP-adressen, informatie die via cookies verzameld wordt (lees ons Cookiebeleid hieronder).

 

Wanneer u (een contactpersoon van) onze dienstverlener bent

Identificatie- en contactgegevens 

Persoonlijke identificatiegegevens: naam, bedrijfsnaam, ondernemingsnummer, adres, telefoon-/gsm-nummer, e-mailadres.

Financiële bijzonderheden

Identificatie- en bankrekeningnummers.

 

Financiële transacties

Beroep en betrekking

Particulier of bedrijf, desgevallend BTW-nummer, werkgever, titel en beschrijving van de functie.

 

Wanneer u contact met ons opneemt

Identificatie- en contactgegevens 

Naam, bedrijfsnaam (indien van toepassing), telefoon-/gsm-nummer, e-mailadres.                                                          

Andere

Inhoud van uw bericht(en), andere gegevens die u zelf meedeelt.

 

WAARVOOR WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS VERZAMELD?

Wij kunnen voormelde persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden: 

  • Voor de opmaak en uitvoering van de met u gesloten overeenkomst, waaronder de gerechtelijke en buitengerechtelijke vertegenwoordiging en behartiging van uw belangen;

  • Voor klantenbeheer;

  • Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op ons rusten;

  • Voor het beheer van (facturatie-)geschillen en claims;

  • Voor het beheer en de optimalisatie van (o.a. de werking en beveiliging van) onze website;

  • Om verzoeken en vragen gesteld via het contactformulier op de website op te volgen en u de gevraagde informatie toe te sturen;

  • Om u belangrijke berichten te sturen; 

  • Direct marketing, zoals het versturen van onze elektronische nieuwsbrief. 

 

Voor uw volledige informatie, kan u hieronder de voor deze verwerkingen relevante rechtsgronden terugvinden: 

  • Voor de verwerking van persoonsgegevens voor de behandeling van de vragen die wij ontvangen via de website baseren wij ons op uw toestemming. 

  • Voor de verwerking van persoonsgegevens voor onze dienstverlening, klantenbeheer en voor de opvolging van de facturatie baseren wij ons op de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben gesloten. Indien u de noodzakelijke persoonsgegevens niet verstrekt aan ons, kunnen wij de overeenkomst met u niet afsluiten of een reeds afgesloten overeenkomst niet correct uitvoeren.

  • De verwerking van persoonsgegevens voor eventuele wettelijke verplichtingen die op ons rusten, baseren wij op de noodzaak om aan deze wettelijke verplichting te voldoen. Indien u aan ons geen of verkeerde persoonsgegevens verstrekt, kunnen wij niet op een afdoende wijze voldoen aan deze wettelijke verplichting die op ons mogelijks zou rusten.

  • Voor de verwerking van persoonsgegevens voor elektronische direct marketing doeleinden (het versturen van onze elektronische nieuwsbrief) baseren wij ons op uw opt-in toestemming. Enkel indien u ondubbelzinnig te kennen heeft gegeven dat u onze nieuwsbrief graag wenst te ontvangen, zullen wij u hiervoor registreren. U bent hierin volledig vrij.
     
  • U heeft op ieder moment het recht om uw toestemming in te trekken, zonder dat wij hiervoor enige kost aanrekenen en zonder dat dit voor u negatieve gevolgen heeft. U kan dit doen via de opt-out link opgenomen in onze marketing e-mail of door een e-mail te sturen naar info@legaloffice.be.

  • In alle andere gevallen of wanneer onze cliënt een rechtspersoon is en wij de persoonsgegevens van de contactpersoon bij onze cliënt verwerken, baseren wij de verwerking van persoonsgegevens op de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen (met name ons belang om onze cliënt te contacteren, om prospecten en mogelijke klanten te contacteren, de goede werking van onze website, om onze business te promoten in het algemeen, zowel online als offline, om onze contacten te onderhouden, enzovoort). Alvorens wij persoonsgegevens verwerken op deze rechtsgrond, hebben wij een belangenafweging uitgevoerd en vastgesteld dat de bescherming van uw persoonsgegevens en uw andere fundamentele rechten en vrijheden niet dermate worden geschonden dat zij onze gerechtvaardigde belangen opheffen. Hierbij houden wij rekening met de aard van het belang, het dwingend karakter ervan, de gevolgen van de verwerking voor u, hoeveelheid en aard van de verzamelde persoonsgegevens, de verwerking die wij uitvoeren en uw redelijke verwachtingen. 

 

WIE ONTVANGT UW PERSOONSGEGEVENS?

  • Wij kunnen uw persoonsgegevens doorgeven aan volgende partijen:
    1. Onze dienstverleners, die als “verwerker” voor ons optreden, zoals IT-dienstverleners, PR-/marketingdienstverleners, externe adviseurs voor de uitvoering van de overeenkomst.
    2. Onze professionele adviseurs zoals externe advocatenkantoren of bedrijfsrevisoren.
  • Opgelet: deze lijst is niet exhaustief. Er kunnen andere gevallen zijn waarbij wij andere partijen moeten informeren om onze diensten zo effectief mogelijk te kunnen leveren. Wij achten dit noodzakelijk in overeenstemming met onze wederzijdse belangen.
  • Bij doorgiften aan derde partijen, zorgen wij er steeds voor dat wij passende beschermingsmaatregelen nemen. Wij werken samen met dienstverleners die namens ons bepaalde gegevens verwerken. Dit gebeurt uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
  • Uw persoonsgegevens worden niet uitgeleend of verkocht aan derde partijen voor marketingdoeleinden zonder uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming.
  • In bepaalde gevallen kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte indien u hiermee uitdrukkelijk heeft ingestemd, indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u of in uw belang hebben afgesloten of ingeval van een gewichtige reden van algemeen belang. Indien uw persoonsgegevens voor een ander doeleinde worden doorgegeven aan ontvangers in landen buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen wij er steeds voor dat wij passende beschermingsmaatregelen nemen.

 

HOE LANG WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEWAARD?

Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt (zoals hierboven beschreven). 

  • Persoonsgegevens opgenomen in boekhoud-, financiële of andere officiële documenten zullen worden bijgehouden zo lang als deze documenten wettelijk moeten worden bijgehouden, voor boekhoudkundige stukken is dit minstens 10 jaar;
  • Persoonsgegevens vereist voor de uitvoering en opvolging van een contractuele relatie zullen worden bijgehouden gedurende de gehele duurtijd van die relatie en 10 jaar na de beëindiging ervan;
  • Alle persoonsgegevens gebruikt voor marketingdoeleinden zullen bijgehouden worden tot het moment dat u ons laat weten dat u onze mails niet langer wenst te ontvangen of het erop lijkt dat uw e-mailadres niet langer in gebruik is;
  • Wat de gegevens betreft van bezoekers van onze website, verwijzen wij naar ons Cookiebeleid dat u hieronder kan terugvinden.
  1. Enkel wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of indien het nodig is om onze belangen in rechte te verdedigen (bijvoorbeeld in geval van een geschil), zullen wij uw persoonsgegevens voor een langere periode bewaren.
  2. Meer informatie over onze bewaartermijnen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

 

WAT ZIJN UW RECHTEN EN HOE KUNT U DEZE UITOEFENEN?

Binnen de grenzen gedefinieerd in de artikelen 15-22 van de AVG, heeft u de volgende wettelijke rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage: U heeft het recht om van ons bevestiging te krijgen of we uw persoonsgegevens al dan niet verwerken, om inzage te verkrijgen in die persoonsgegevens, om informatie te krijgen over hoe en waarom we ze verwerken, en om een kopie te ontvangen van die gegevens.
  • Recht op verbetering: U heeft het recht om een verbetering te verkrijgen van uw persoonsgegevens of om te vragen dat wij uw persoonsgegevens vervolledigen wanneer u merkt dat wij onjuiste of onvolledige gegevens van u verwerken.
  • Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”): U heeft in bepaalde specifieke gevallen het recht om gegevenswissing te verkrijgen.
  • Recht op beperking: U heeft het recht om in bepaalde specifieke gevallen de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken.
  • Recht op overdraagbaarheid: U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm, en om die persoonsgegevens aan een andere verantwoordelijke (te doen) overdragen indien de verwerking berust op uw toestemming of op een overeenkomst en indien de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht.
  • Recht van bezwaar: U heeft het recht om vanwege redenen, die met uw specifieke situatie verband houden, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang.
  • Recht van bezwaar tegen direct marketing: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden. Dit recht is absoluut – wij zullen hier dan ook steeds gevolg aan geven.
  • Recht om uw toestemming in te trekken: U heeft het recht om een gegeven toestemming weer in te trekken, indien u wenst dat wij uw persoonsgegevens op grond van uw toestemming niet meer verwerken. Dit heeft echter wel tot gevolg dat wij bepaalde diensten niet meer gaan kunnen aanbieden.

U kan bovenstaande rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar  info@legaloffice.be.

  • De uitoefening van deze rechten is in beginsel gratis. Enkel bij onredelijke of herhaaldelijke verzoeken kunnen wij hiervoor een redelijke administratieve kost aanrekenen.
  • Wij trachten steeds zo snel mogelijk te antwoorden op uw verzoeken of vragen. Het is mogelijk dat wij in geval van twijfel u eerst om bijkomende informatie vragen of een identiteitsbewijs vragen om uw identiteit te controleren.
  • Voor verdere informatie en advies over bovenstaande rechten verwijzen wij u naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
  • Behalve voormelde rechten, heeft u ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij een Europese toezichthoudende autoriteit in verband met de verwerking van uw persoonsgegevens door ons. In België is de toezichthoudende autoriteit de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). U kan de GBA bereiken via contact@apd-gba.be of per post op volgend adres: 

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35                                                             
1000 Brussel    

U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.

 

HOE BESCHERMEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

  • Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de specifieke risico’s die we hebben geïdentificeerd. Wij beschermen uw persoonsgegevens op die manier zo goed als mogelijk tegen de vernietiging, het verlies, de wijziging, of de ongeoorloofde openbaarmaking van of toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
  • Zo gebruiken wij bijvoorbeeld antivirussoftware die regelmatig scans uitvoert, zijn onze firewalls steeds up-to-date en nemen wij regelmatig back-ups. Onze (zelfstandige) medewerk(st)er(s) zijn ook gebonden aan een vertrouwelijkheidsplicht, en krijgen regelmatig opleiding rond deze materie.
  • Indien wij samenwerken met een derde partij, maken wij de nodige contractuele afspraken om uw persoonsgegevens op een veilige manier te (laten) verwerken.
  • Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen is beschikbaar op eenvoudig verzoek.

 

WIJZIGINGEN AAN DEZE PRIVACYVERKLARING

Wij behouden ons steeds het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Gelieve daarom zelf regelmatig de laatste versie van dit document te raadplegen. De meest recente versie van deze privacyverklaring is te allen tijde beschikbaar op onze website.

 

CONTACTEER ONS

Indien u vragen of bedenkingen zou hebben omtrent deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, kan u steeds contact met ons opnemen per e-mail naar info@legaloffice.be of per post op volgend adres:

Caluwaerts Uytterhoeven BV 
Potvlietlaan 6
2600 Berchem
Telefoonnr.: +32 448 49 92 
E-mail: info@legaloffice.be