Blijf op de hoogte!
Wenst u op de hoogte te blijven van de laatste inzichten van Caluwaerts Uytterhoeven, bezorg ons dan uw gegevens via het formulier hieronder.
Klaar voor de klik? Alles over de verplichte e-factuur vanaf 1 januari 2026
Deel via LinkedInJuridische inzichten
15/06/2025
3 min read
Vanaf 1 januari 2026 zal voor alle transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B-relaties) verplicht een gestructureerde elektronische factuur moeten opgesteld worden.
De Wet van 6 februari 2024 tot wijziging van het btw-wetboek en het WIB 1992 wat de invoering van deze verplichting tot elektronische facturering betreft zal op 1 januari 2026 in werking treden.
Papieren facturen of pdf-facturen per e-mail zullen niet langer volstaan. De uitwisseling van facturen dient rechtstreeks tussen de softwaresystemen van de betrokken ondernemingen plaats te vinden vanaf 1 januari 2026.
De gestructureerde elektronische factuur
Er zijn twee soorten elektronische facturen.
Ten eerste de 'gewone' elektronische factuur, zoals een pdf-bestand, waarbij de structuur en opmaak vrij zijn zolang alle wettelijk verplichte gegevens vermeld staan. Deze vorm kan momenteel vrijwillig gebruikt worden mits akkoord van beide partijen. Echter, deze niet-gestructureerde factuur zal vanaf 1 januari 2026 niet meer aanvaard worden, aangezien ze geen automatische opstelling, verzending, ontvangst en verwerking toelaat.
Ten tweede is er de 'gestructureerde' elektronische factuur. Dit is een elektronische factuur die in een gestructureerde elektronische vorm wordt opgesteld, verzonden, ontvangen en verwerkt. Deze gestructureerde vorm wordt vanaf 1 januari 2026 verplicht.
Wie moet elektronisch factureren?
Vanaf 1 januari 2026 wordt het gebruik van de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen en met vaste inrichtingen van buitenlandse entiteiten die in België actief zijn, dan wel met belastingplichtigen die activiteiten in België verrichten.
Er gelden echter enkele uitzonderingen waarbij er geen verplichting is tot verzending van gestructureerde e-facturen: gefailleerde btw-plichtigen, niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting, forfaitaire btw-plichtigen en ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten onder artikel 44 van het btw-wetboek. Ook voor de ontvangst van e-facturen geldt een uitzondering: ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten onder artikel 44 van het btw-wetboek zijn niet verplicht om gestructureerde elektronische facturen te ontvangen.
Voor leveringen en diensten aan particuliere klanten (B2C-relaties) blijft het mogelijk om papieren facturen of facturen in bijvoorbeeld pdf-formaat te versturen.
In de relatie met openbare overheden (B2G-relaties) geldt reeds de verplichting tot elektronische facturatie en dit voor contracten die na 1 maart 2024 werden gepubliceerd.
Ondernemingen die niet btw-plichtig zijn (of een vrijgestelde btw-regeling genieten) vallen niet onder deze verplichting tot elektronische facturering.
De regels voor facturatie binnen een Europese context worden hier niet besproken, maar u kunt ons hierover uiteraard contacteren voor meer informatie.
Voorwaarden
Gestructureerde elektronische facturen worden opgesteld in een gestandaardiseerd elektronisch formaat dat Europees is vastgelegd. Hierbij worden alle noodzakelijke factuurgegevens, zoals de informatie van leverancier en klant, productdetails, prijzen en btw-tarieven, gecodeerd verzonden. Tegelijkertijd wordt ook een visuele weergave van de factuur meegezonden. Dankzij deze gestructureerde codering kunnen softwarepakketten de data eenvoudig herkennen en verwerken, terwijl de factuur ook visueel toegankelijk blijft voor raadpleging.
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line)
Concreet betekent dit dat de uitwisseling van gestructureerde elektronische facturen in de praktijk via het Peppol-netwerk zal verlopen. Peppol is een beveiligd digitaal platform dat speciaal is ontwikkeld voor de uitwisseling van gestructureerde documenten. Om elektronisch te factureren, dient uw onderneming gebruik te maken van software die compatibel is met Peppol en aan dit platform gekoppeld kan worden. Ook uw klanten dienen toegang tot dit platform te hebben.
Het is dan ook raadzaam om de Peppol-compatibiliteit van uw huidige of toekomstige software te bespreken met uw softwareleverancier, accountant of boekhouder. Zij beschikken vaak reeds over toegangspunten tot Peppol of kunnen u informeren over conforme softwarepakketten. Daarnaast zullen diverse overheidsinstanties en organisaties de komende maanden opleidingen aanbieden om u voor te bereiden op deze nieuwe verplichting.
Fiscale ondersteuning
Zelfstandigen, vrije beroepen en kleine vennootschappen (cfr. artikel 1:24 §1 WVV) die kosten maken voor de overstap naar elektronische facturatie, zoals periodieke abonnementskosten voor factureringspakketten en specifieke advieskosten (bijvoorbeeld consultancy), kunnen deze fiscaal in de vorm van een verhoogde kostenaftrek van 120% of een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor afschrijfbare investeringen aftrekken tot 1 januari 2028.
Sancties
Vanaf 2026 zal de btw op facturen die u op de traditionele manier (papier, pdf) ontvangt, niet langer aftrekbaar zijn. Enkel de btw vermeld op een conforme, gestructureerde elektronische factuur komt nog in aanmerking voor aftrek. Bovendien kan de btw-controleur een boete opleggen voor het uitreiken van niet-conforme facturen.
De Belgische wetgever voorziet geen overgangsperiode voor de implementatie van gestructureerde e-facturatie in uw onderneming. Het is daarom raadzaam om nu reeds te starten met de voorbereidingen om de e-facturatie tegen 1 januari 2026 operationeel te hebben.
Indien u vragen heeft over de verplichte e-facturatie, kunt u contact opnemen met Frederik Van Overtveldt en Ellen Cortois.