Date de publication : 15 janvier 2025
Caluwaerts Uytterhoeven BV (ci-après : « nous », « notre ») attache une grande importance à la collecte et au traitement sécurisés, transparents et confidentiels de vos données à caractère personnel. Nous souhaitons en particulier protéger vos données à caractère personnel contre, entre autres, la perte, les fuites, les erreurs, les accès non autorisés ou les traitements illicites.
Nous mettons donc tout en œuvre pour protéger votre vie privée et vos données à caractère personnel conformément à la législation applicable en matière de protection des données, y compris le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 («RGPD») et la législation nationale d'application.
Par la présente déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous informer sur qui traite vos données à caractère personnel (qui nous sommes), quelles données à caractère personnel nous collectons à votre sujet, à quelles fins nous traitons ces données, sur quelle base juridique nous fondons ce traitement, à qui vos données à caractère personnel peuvent être transmises, combien de temps nous conservons vos données à caractère personnel, comment nous protégeons vos données à caractère personnel et quels sont vos droits en matière de traitement de vos données à caractère personnel.
Nous vous invitons donc à lire attentivement la présente déclaration de confidentialité et à prendre connaissance de son contenu. Des modifications futures ne sont pas exclues. Nous vous demandons donc de lire régulièrement la présente déclaration de confidentialité afin de vous tenir informé de ces éventuelles modifications.
Caluwaerts Uytterhoeven BV, société de droit belge, établie à 2600 Anvers, Potvlietlaan 6, et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0766.553.584.
Dans le cadre de nos activités, nous collectons, utilisons, conservons, partageons ou traitons de toute autre manière des données à caractère personnel. En vertu de la législation applicable en matière de protection des données, nous sommes considérés comme « responsable du traitement » de ces données à caractère personnel.
Dans le cadre de nos activités, nous pouvons collecter des données à caractère personnel auprès de nos clients (et de leurs collaborateurs), de nos prestataires de services (et de leurs personnes de contact), de prospects, des visiteurs de notre site web, des personnes qui nous communiquent leurs coordonnées, des candidats à un emploi et des personnes qui entrent en contact avec nous d'une autre manière.
Nous pouvons collecter les données à caractère personnel suivantes vous concernant, dans la mesure où ces données sont pertinentes pour les finalités pour lesquelles nous en avons besoin, comme indiqué plus en détail dans la présente déclaration de confidentialité.
Si certaines données sont obligatoires et d'autres facultatives, cela sera clairement indiqué afin que vous puissiez choisir de nous fournir ou non vos données à caractère personnel.
Si vous êtes (un employé d') un client
|
Identification et coordonnées |
Données d'identification personnelle : nom et prénom, nom de l'entreprise (si applicable), numéro d'entreprise (si applicable), adresse, numéro de téléphone/portable, adresse e-mail. |
|
|
Numéro de dossier que nous vous attribuons. |
|
Données financières |
Identification et numéros de compte bancaire. |
|
|
Transactions financières : montants que vous devez payer et que vous avez payés, aperçu des paiements, etc. |
|
Profession et fonction |
Employeur, titre et description de la fonction. |
|
Autre |
Autres données que vous nous communiquez vous-même . |
Quand vous visitez notre site web
|
Identification et coordonnées |
Données d'identification électronique : adresses IP, informations collectées via les cookies (consultez notre Politique en matière de cookies ci-dessous). |
Si vous êtes (un contact de) notre prestataire de services
|
Identification et coordonnées |
Données d'identification personnelle : nom, nom de l'entreprise, numéro d'entreprise, adresse, numéro de téléphone/portable, adresse e-mail. |
|
Données financières |
Identification et numéros de compte bancaire.
|
|
|
Transactions financières |
|
Profession et fonction |
Particulier ou entreprise, numéro de TVA si applicable, employeur, titre et description de la fonction. |
Si vous nous contactez
|
Identification et coordonnées |
Nom, nom de l'entreprise (si applicable), numéro de téléphone/portable, adresse e-mail. |
|
Autre |
Contenu de votre/vos message(s), autres données que vous communiquez vous-même. |
Nous pouvons utiliser les données à caractère personnel susmentionnées aux fins suivantes :
Pour l'établissement et l'exécution du contrat conclu avec vous, y compris la représentation et la défense de vos intérêts en justice et à l'amiable ;
Pour la gestion de la clientèle ;
Pour respecter les obligations légales qui nous incombent ;
Pour la gestion des litiges (de facturation) et des réclamations ;
Pour la gestion et l'optimisation (notamment du fonctionnement et de la sécurité) de notre site web ;
Pour donner suite aux demandes et questions posées via le formulaire de contact sur le site web et vous envoyer les informations demandées ;
Pour vous envoyer des messages importants ;
Pour le marketing direct, comme l'envoi de notre newsletter électronique.
Pour votre information complète, vous trouverez ci-dessous les bases juridiques pertinentes pour ces traitements :
Pour le traitement des données à caractère personnel aux fins du traitement des questions que nous recevons via le site web, nous nous basons sur votre consentement.
Pour le traitement des données à caractère personnel dans le cadre de nos services, de la gestion de la clientèle et du suivi de la facturation, nous nous basons sur la nécessité d'exécuter le contrat que nous avons conclu avec vous. Si vous ne nous fournissez pas les données à caractère personnel nécessaires, nous ne pourrons pas conclure le contrat avec vous ou exécuter correctement un contrat déjà conclu.
Le traitement des données à caractère personnel pour le respect d'éventuelles obligations légales qui nous incombent est fondé sur la nécessité de respecter cette obligation légale. Si vous ne nous fournissez pas de données à caractère personnel ou si vous nous fournissez des données à caractère personnel erronées, nous ne serons pas en mesure de respecter de manière adéquate cette obligation légale qui pourrait nous incomber.
Pour le traitement des données à caractère personnel à des fins de marketing direct électronique (envoi de notre newsletter électronique), nous nous basons sur votre consentement explicite. Nous ne vous enregistrerons que si vous avez clairement indiqué que vous souhaitez recevoir notre newsletter. Vous êtes entièrement libre de votre choix.
Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans frais et sans conséquences négatives pour vous. Vous pouvez le faire via le lien de désabonnement figurant dans notre e-mail marketing ou en envoyant un e-mail à info@legaloffice.be.
Dans tous les autres cas, ou lorsque notre client est une personne morale et que nous traitons les données à caractère personnel de la personne de contact chez notre client, nous basons le traitement des données à caractère personnel sur la nécessité de défendre nos intérêts légitimes (notamment notre intérêt à contacter notre client, à contacter des prospects et des clients potentiels, à assurer le bon fonctionnement de notre site web, à promouvoir notre activité en général, tant en ligne que hors ligne, de maintenir nos contacts, etc.). Avant de traiter des données à caractère personnel sur cette base juridique, nous avons procédé à une mise en balance des intérêts et avons conclu que la protection de vos données à caractère personnel et de vos autres droits et libertés fondamentaux n'est pas violée de manière à l'emporter sur nos intérêts légitimes. Ce faisant, nous tenons compte de la nature de l'intérêt, de son caractère impérieux, des conséquences du traitement pour vous, de la quantité et de la nature des données à caractère personnel collectées, du traitement que nous effectuons et de vos attentes raisonnables.
Nous pouvons transmettre vos données à caractère personnel aux parties suivantes:
1. Nos prestataires de services, qui agissent en tant que « sous-traitants » pour notre compte, tels que des prestataires de services informatiques, des prestataires de services de relations publiques/marketing, des conseillers externes pour l'exécution du contrat.
2. Nos conseillers professionnels, tels que des cabinets d'avocats externes ou des réviseurs d'entreprises.
Attention : cette liste n'est pas exhaustive. Il peut y avoir d'autres cas où nous devons informer d'autres parties afin de pouvoir fournir nos services de manière aussi efficace que possible. Nous estimons que cela est nécessaire dans l'intérêt mutuel des parties.
En cas de transfert à des tiers, nous veillons toujours à prendre les mesures de protection appropriées. Nous collaborons avec des prestataires de services qui traitent certaines données pour notre compte. Cela se fait exclusivement conformément à la législation applicable en matière de protection des données.
Vos données à caractère personnel ne seront pas prêtées ou vendues à des tiers à des fins de marketing sans votre consentement explicite préalable.
Dans certains cas, vos données à caractère personnel peuvent être transférées à des destinataires situés dans des pays hors de l'Espace économique européen si vous y avez expressément consenti, si cela est nécessaire à l'exécution du contrat que nous avons conclu avec vous ou dans votre intérêt, ou en cas de raison impérieuse d'intérêt général. Si vos données à caractère personnel sont transférées à des destinataires situés dans des pays hors de l'Espace économique européen à d'autres fins, nous veillons toujours à prendre les mesures de protection appropriées.
Nous ne conservons pas vos données personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et traitées (comme décrit ci-dessus).
Les données personnelles figurant dans des documents comptables, financiers ou autres documents officiels seront conservées aussi longtemps que ces documents doivent être conservés conformément à la loi, soit au moins 10 ans pour les documents comptables.
Les données à caractère personnel nécessaires à l'exécution et au suivi d'une relation contractuelle seront conservées pendant toute la durée de cette relation et pendant 10 ans après sa fin ;
Toutes les données à caractère personnel utilisées à des fins de marketing seront conservées jusqu'à ce que vous nous informiez que vous ne souhaitez plus recevoir nos e-mails ou qu'il semble que votre adresse e-mail ne soit plus en service ;
En ce qui concerne les données des visiteurs de notre site web, nous renvoyons à notre politique en matière de cookies que vous trouverez ci-dessous.
Nous ne conserverons vos données à caractère personnel pendant une période plus longue que lorsque nous y sommes légalement tenus ou si cela est nécessaire pour défendre nos intérêts en justice (par exemple en cas de litige).
De plus amples informations sur nos délais de conservation sont disponibles sur simple demande.
Dans les limites définies aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits légaux suivants concernant vos données à caractère personnel :
Droit d'accès : vous avez le droit d'obtenir la confirmation que nous traitons ou non vos données à caractère personnel, d'accéder à ces données, d'obtenir des informations sur la manière dont nous les traitons et les raisons pour lesquelles nous le faisons, et de recevoir une copie de ces données.
Droit à la rectification : vous avez le droit d'obtenir la rectification de vos données à caractère personnel ou de demander que nous complétions vos données à caractère personnel si vous constatez que nous traitons des données incorrectes ou incomplètes vous concernant.
Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») : vous avez le droit d'obtenir l'effacement de vos données dans certains cas spécifiques.
Droit à la limitation : vous avez le droit, dans certains cas spécifiques, de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.
Droit à la portabilité : vous avez le droit d'obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable du traitement (ou de demander que cela soit fait) si le traitement est fondé sur votre consentement ou sur un contrat et si le traitement est effectué à l'aide de procédés automatisés.
Droit d'opposition : vous avez le droit de vous opposer, pour des raisons liées à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime.
Droit d'opposition au marketing direct : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Ce droit est absolu – nous y donnerons donc toujours suite.
Droit de retirer votre consentement : vous avez le droit de retirer votre consentement si vous ne souhaitez plus que nous traitions vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement. Cela aura toutefois pour conséquence que nous ne pourrons plus vous offrir certains services.
Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en envoyant un e-mail à info@legaloffice.be.
L'exercice de ces droits est en principe gratuit. Nous ne pouvons facturer des frais administratifs raisonnables qu'en cas de demandes abusives ou répétées.
Nous nous efforçons de répondre à vos demandes ou questions dans les plus brefs délais. En cas de doute, nous pouvons vous demander des informations complémentaires ou une pièce d'identité afin de vérifier votre identité.
Pour plus d'informations et de conseils sur les droits susmentionnés, nous vous renvoyons au site web de l'Autorité de contrôle de la protection des données : www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Outre les droits susmentionnés, vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle européenne concernant le traitement de vos données à caractère personnel par nos soins. En Belgique, l'autorité de contrôle est l'Autorité de protection des données (APD). Vous pouvez contacter l'APD via contact@apd-gba.be ou par courrier postal à l'adresse suivante :
Autorité de contrôle des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Vous pouvez également vous adresser à un tribunal si vous estimez subir un préjudice résultant du traitement de vos données à caractère personnel.
Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté aux risques spécifiques que nous avons identifiés. Nous protégeons ainsi au mieux vos données personnelles contre la destruction, la perte, la modification ou la divulgation ou l'accès non autorisés aux données personnelles transmises, stockées ou traitées d'une autre manière.
Nous utilisons par exemple un logiciel antivirus qui effectue régulièrement des analyses, nos pare-feu sont toujours à jour et nous effectuons régulièrement des sauvegardes. Nos collaborateurs (indépendants) sont également soumis à une obligation de confidentialité et reçoivent régulièrement des formations à ce sujet.
Si nous collaborons avec un tiers, nous concluons les accords contractuels nécessaires pour que vos données à caractère personnel soient traitées de manière sécurisée.
De plus amples informations sur nos mesures de sécurité sont disponibles sur simple demande.
Nous nous réservons le droit de modifier à tout moment la présente déclaration de confidentialité. Nous vous invitons donc à consulter régulièrement la dernière version de ce document. La version la plus récente de la présente déclaration de confidentialité est disponible à tout moment sur notre site web.
Si vous avez des questions ou des remarques concernant la présente déclaration de confidentialité ou le traitement de vos données à caractère personnel par nos soins, vous pouvez toujours nous contacter par e-mail à l'adresse info@legaloffice.be ou par courrier postal à l'adresse suivante :
Caluwaerts Uytterhoeven BV
Potvlietlaan 6
2600 Berchem
Numéro de téléphone : +32 448 49 92
E-mail: info@legaloffice.be