Les présentes conditions générales s’appliquent à tous les services fournis par les avocats du cabinet Caluwaerts Uytterhoeven, une société à responsabilité limitée dont le siège social est sis en Belgique, à 2600 Anvers (Berchem), Potvlietlaan 6, RPM Anvers, et enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0766.553.584 (ci-après dénommée « Caluwaerts Uytterhoeven ») à l’égard de sa clientèle.
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En cas de discordance, les présentes conditions générales prévalent sur toutes autres conditions générales divergentes du client, à moins qu’il n’en soit autrement convenu par écrit émanant de l’un des administrateurs de Caluwaerts Uytterhoeven.
Les avocats liés à Caluwaerts Uytterhoeven effectuent leurs prestations au nom et pour le compte de Caluwaerts Uytterhoeven. Caluwaerts Uytterhoeven est la seule partie contractante du client pour chaque service fourni par un ou plusieurs avocats particuliers de Caluwaerts Uytterhoeven.
Les services de Caluwaerts Uytterhoeven peuvent notamment prendre la forme d’une dispensation de conseils, de réunions, de négociations, d’une représentation auprès du tribunal, d’une assistance en cas de procédures, d’une représentation en tant que mandataire, etc.
Les parties déterminent l’objet précis des prestations de services de Caluwaerts Uytterhoeven au début desdites prestations, et cet objet peut encore être adapté ou étendu en cas de besoin pendant l’exécution de celles-ci. Les modifications ou les extensions éventuelles de la prestation de services peuvent se faire sans formalités spécifiques et peuvent notamment prendre la forme d’une passation d’ordres ou d’une acceptation de prestations, ou d’un paiement de factures.
Le client accepte que Caluwaerts Uytterhoeven ait le droit de faire appel à des tiers pour l’exécution de ses prestations, au nom et pour le compte du client (autres avocats, huissiers de justice, traducteurs, notaires, experts, comptables). À cet égard, le client s’engage à laisser Caluwaerts Uytterhoeven choisir ces tiers. Néanmoins, Caluwaerts Uytterhoeven s’engage à ne faire appel à des tiers que moyennant l’accord exprès du client.
Chaque conseil donné par Caluwaerts Uytterhoeven peut seulement et uniquement être utilisé par le client, et est uniquement fourni dans le cadre de l’affaire pour laquelle il est donné. Un conseil de Caluwaerts Uytterhoeven ne peut pas être utilisé par des tiers. Les tiers ne peuvent pas non plus s’en prévaloir. Le client s’interdit de transmettre les conseils de Caluwaerts Uytterhoeven à des tiers sans accord préalable écrit (sauf, si nécessaire, à un autre conseiller professionnel du client, mais sans aucune obligation ni responsabilité de la part de Caluwaerts Uytterhoeven envers ce tiers). Les obligations contractuelles de Caluwaerts Uytterhoeven s’appliquent uniquement envers le client et ne s’étendent pas aux tiers, sauf si Caluwaerts Uytterhoeven accepte expressément cette responsabilité par écrit.
Le client exonère Caluwaerts Uytterhoeven et les personnes qui y sont liées de toute responsabilité à l’égard des recours de tiers qui sont d’une manière ou d’une autre liées à la mission du client et/ou aux tâches réalisées pour le client ou qui en découlent. L’indemnisation comprend notamment les coûts engagés pour se défendre.
Le client s’interdit d’enregistrer les conversations avec l’avocat d’une quelconque manière.
Le client s’engage à fournir toutes les informations et données nécessaires. Le client est responsable de l’exactitude, de l’exhaustivité et de la fiabilité des informations et données fournies, même si celles-ci peuvent être vérifiées.
Si les avocats de Caluwaerts Uytterhoeven vous aident dans le cadre d’opérations financières ou d’opérations liées à un bien immobilier, nous sommes tenus de respecter certaines règles légales et déontologiques en vue de lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme.
Avant de pouvoir vous accepter en tant que client, nous devons dès lors d’abord vérifier votre identité ainsi que celle de vos éventuels mandataires et bénéficiaires effectifs (registre UBO). Nous devons également évaluer vos spécificités, et l’objet et la nature de la mission que vous nous confiez. Ce devoir de vigilance est valable également pendant l’exécution de notre mission et de toutes les autres missions que vous pourriez nous confier à l’avenir. Les coûts relatifs à ces obligations administratives sont comptabilisés dans les honoraires.
Afin de nous permettre de respecter nos obligations, vous vous engagez à nous transmettre immédiatement les informations dont nous avons besoin lorsque nous vous le demandons. En cas de modification susceptible d’exercer une influence sur votre situation, vous vous engagez à nous prévenir immédiatement, de manière spontanée. Nous traitons et conservons les informations que vous partagez avec nous pendant une période de dix ans à compter de la fin de notre relation professionnelle ou de la dernière mission que vous nous avez confiée. Pour de plus amples informations à propos des aspects relatifs à la protection des données de nos obligations dans le cadre de la réglementation en matière de prévention du blanchiment d’argent, n’hésitez pas à consulter notre politique de confidentialité.
Si vous ne nous fournissez pas les informations nécessaires, nous ne pouvons pas vous accepter comme client et/ou sommes contraints de mettre immédiatement fin à nos prestations à votre égard. Nous n’assumons aucune responsabilité à l’égard des dommages qui en découleraient. En outre, l’interruption de nos prestations n’exerce aucune influence sur les prestations déjà réalisées que nous pouvons facturer.
Si, lors de l’exécution de notre mission, nous constatons des faits dont nous savons ou supposons qu’ils sont liés à du blanchiment d’argent ou du financement du terrorisme, nous sommes tenus de le signaler immédiatement au bâtonnier, sauf si nous vous fournissons des conseils juridiques, ou vous défendons ou représentons dans le cadre d’une procédure judiciaire. Le bâtonnier décide ensuite s’il est nécessaire de transmettre notre signalement à la Cellule de traitement des informations financières. En cas de signalement, nous sommes également tenus de mettre fin immédiatement à nos prestations pour vous, sans pouvoir vous en communiquer la raison. La loi l’interdit. Vous ne pouvez pas non plus nous tenir pour responsable des signalements que nous transmettons de bonne foi à la Cellule de traitement des informations financières.
En effet, ces obligations ne violent en aucun cas les obligations en matière de secret professionnel sur lesquelles repose la relation entre le client et son avocat.
Caluwaerts Uytterhoeven peut mettre un terme à sa représentation pour son client quelle qu’en soit la raison, conformément aux règles déontologiques en vigueur et/ou en cas de circonstances imprévisibles ou inattendues survenant après le début de la représentation, et susceptibles d’entraver ou de rendre impossible la prestation de services par Caluwaerts Uytterhoeven. Le client a le droit de mettre un terme à sa représentation par Caluwaerts Uytterhoeven à tout moment, par écrit. La cessation des services n’exerce toutefois aucune influence sur la responsabilité du client à l’égard du paiement desdits services et des coûts engagés avant la fin de la relation, et des services et coûts liés au transfert du dossier.
Caluwaerts Uytterhoeven adopte une approche totalement transparente à l’égard des honoraires et des coûts. Les honoraires couvrent les prestations des avocats telles que la dispensation de conseils, les réunions, la correspondance, les négociations, les entretiens téléphoniques, les recherches, la préparation de documents, la représentation devant les tribunaux, le temps de déplacement, etc. Si un savoir-faire spécifique du cabinet, des modèles élaborés ou des stratégies développées par le cabinet sont utilisés, ils sont également facturés au titre d’honoraires.
Sauf stipulation écrite contraire, un tarif horaire est appliqué pour nos prestations. Celui-ci est déterminé en fonction de l’expérience et des connaissances de nos avocats.
Les coûts spécifiques liés aux dossiers, tels que les frais engagés pour les greffes, les bureaux des hypothèques, les bureaux d’enregistrement, les guichets d’entreprises, le Moniteur belge, le Registre national, le Fichier central des avis de saisie, les registres officiels et officieux relatifs au commerce et aux sociétés et les autres registres et bases de données officiels et officieux, les prestations de tiers, les frais de justice, les huissiers de justice, les experts, les traducteurs, les frais de stationnement, les frais d’expertise et de traduction, ainsi que les primes supplémentaires d’assurance en responsabilité professionnelle lorsque les intérêts du client requièrent une couverture complémentaire, sont facturés séparément sur la base des coûts réellement engagés.
Caluwaerts Uytterhoeven loue un logiciel de data room (salle de données) virtuelle en cloud pour le partage sécurisé des documents. Pour l’utilisation de cette salle de données dans l’un ou plusieurs de vos dossiers, Caluwaerts Uytterhoeven facture un montant de 750 euros HTVA pour les dossiers de niveaux 2 et 3. Pour les dossiers de niveau 1, un montant de 250 euros HTVA est compté. En vue de garantir la gestion efficace de certains de vos dossiers, les avocats vous conseilleront de faire appel à ce logiciel et le coût en sera répercuté sur le client.
Indépendamment de la facturation des honoraires, divers frais de bureau sont facturés pour l’ouverture du dossier. Le bureau applique les tarifs suivants pour tous les dossiers nouveaux et en cours :
Création du dossier (ouverture numérique du dossier) à raison de 400 € par dossier
Une indemnité forfaitaire de 15 % pour les frais administratifs est comptabilisée en plus des honoraires facturés. Cette indemnité forfaitaire comprend tous les frais administratifs encourus pour le client, y compris l’indemnité kilométrique en Belgique.
Tous les montants indiqués sont entendus HTVA (et doivent être majorés du pourcentage de TVA applicable, qui s’élève actuellement à 21 %) et ne prennent en compte aucune taxe, surtaxe ou augmentation comparable que le client, le payeur ou Caluwaerts Uytterhoeven est tenu de payer ou que Caluwaerts Uytterhoeven est tenu de facturer en vertu de la réglementation en vigueur.
Les montants des tarifs horaires et du pourcentage de coûts forfaitaires sont tous les deux communiqués au client au début de la relation et seront dans tous les cas fournis gratuitement à première demande du client.
Les tarifs sont révisés de manière périodique. Caluwaerts Uytterhoeven se réserve le droit de demander à ses clients un acompte ou une provision sur ses honoraires ou ses coûts. Un acompte ou une provision est un montant forfaitaire que le client doit payer à Caluwaerts Uytterhoeven avant une facture intermédiaire ou une facture finale. Caluwaerts Uytterhoeven comptabilise tous les acomptes payés lors de la réalisation de la facture finale. Les factures sont établies généralement tous les mois.
Caluwaerts Uytterhoeven s’engage à tenir à jour une fiche horaire et à enregistrer toutes les unités de temps facturables. Une unité de temps s’élève à 6 minutes et chaque unité de temps commencée est comptabilisée comme une unité de temps complète. Ces unités de temps sont ensuite multipliées par le tarif horaire applicable en vue d’obtenir un montant d’honoraires correct.
Caluwaerts Uytterhoeven adaptera les honoraires susmentionnés en fonction de l’indice des prix à la consommation. L’indice de départ est l’indice du mois précédant celui de la signature du mandat et le nouvel indice est celui du mois précédant celui de la date anniversaire de l’entrée en vigueur du contrat.
Le client s’engage à communiquer à Caluwaerts Uytterhoeven le nom de la compagnie d’assurance en protection juridique avec laquelle il collabore avant la création du dossier. Lorsque la compagnie d’assurance en protection juridique intervient, Caluwaerts Uytterhoeven a le droit de réclamer les honoraires non couverts ou non payés par la compagnie d’assurance en protection juridique au client.
Lorsque Caluwaerts Uytterhoeven représente plusieurs personnes physiques ou morales liées entre elles, celles-ci sont solidairement et indivisiblement responsables des montants dus à Caluwaerts Uytterhoeven par l’une ou plusieurs de ces personnes physiques ou morales. Ce n’est qu’à partir de la fin de la collaboration avec l’une des personnes physiques ou morales que cette personne physique ou morale n’est plus solidairement responsable des prestations fournies aux autres personnes physiques ou morales, après la résiliation de cette collaboration. Jusqu’à la résiliation de la collaboration, les personnes physiques ou morales sont solidairement responsables de toutes les prestations effectuées pour l’une de celles-ci.
Le client s’engage à payer les factures (facture d’acompte, facture intermédiaire ou facture finale) dans un délai de quinze jours calendrier suivant la date d’émission. Si le client n’est pas d’accord avec la facture, il doit soumettre une réclamation par écrit dans un délai de quinze jours suivant la réception de celle-ci. Le détail des prestations fournies est disponible à première demande. En l’absence de réclamation écrite, la facture est réputée acceptée.
Si le client est un consommateur, tout défaut de paiement ou paiement tardif de tout ou partie de la facture entraîne a) une suspension de l’obligation de prestations dans le chef de Caluwaerts Uytterhoeven ; b) l’envoi d’une première mise en demeure ; c) si le paiement n’est toujours pas effectué après la mise en demeure dans un délai de quinze (15) (en cas de rappel électronique) ou dix-sept (17) (en cas de rappel par la poste) jours calendrier, une facturation immédiate d’intérêts de retard et de coûts. Les coûts suivants sont facturés à cet égard : a) 20 € si le solde dû est inférieur ou égal à 150 € ; b) 30 € majorés de 10 % du solde dû sur la tranche comprise entre 150,01 € et 500 € si le solde dû est compris entre 150,01 € et 500 € ; c) 65 € majorés de 5 % du solde dû sur la tranche supérieure à 500 €, avec un maximum de 2.000 € si le solde dû est supérieur à 500 €. Les intérêts de retard sont équivalents au taux de référence majoré de huit points de pourcentage, indiqué à l’article 5, alinéa 2, de la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, et sont comptabilisés à partir du jour d’échéance de la facture jusqu’au jour de paiement intégral.
Si le client est une entreprise, toute facture impayée à l’échéance donne lieu, de plein droit et sans mise en demeure préalable, à des intérêts de retard calculés au taux d’intérêt légal, et ce à partir de la date d’échéance jusqu’au paiement intégral. Dans ce dernier cas, tout montant resté impayé après la date d’échéance sera en outre majoré d’une indemnité forfaitaire équivalente à 10 % du montant de la facture, avec un minimum de 75 € par facture impayée.
Caluwaerts Uytterhoeven a le droit, sans devoir mettre le client en demeure au préalable, soit de suspendre toutes les prestations ultérieures liées au dossier jusqu’au paiement intégral de toutes les sommes dues, soit de résilier le contrat avec le client avec effet immédiat, sauf si une telle résiliation devait, en elle-même, être inopportune au regard des intérêts et de la défense des intérêts du client.
Le client reconnaît avoir pris connaissance de la loi du 21 avril 2017 relative à la répétibilité des honoraires et des frais liés à l’assistance d’un avocat. L’indemnité de procédure peut être utilisée par l’avocat pour couvrir ses honoraires et frais.
Caluwaerts Uytterhoeven s’engage à verser tous les montants reçus pour le compte du client à celui-ci dans les plus brefs délais. Caluwaerts Uytterhoeven a le droit de retenir des sommes sur les montants reçus pour le compte du client en vue de couvrir les provisions, les coûts ou les honoraires, même si ceux-ci ne sont pas encore exigibles. Caluwaerts Uytterhoeven s’engage à prévenir le client par écrit de cette pratique. Cette disposition ne porte pas atteinte au droit du client de contester les états d’honoraires et de réclamer le paiement des montants retenus.
Caluwaerts Uytterhoeven s’engage à verser immédiatement aux tiers tous les montants reçus par le client pour le compte de ces mêmes tiers.
Le numéro de compte de tiers est BE43 6304 3921 0201 (BIC/SWIFT : BBRUBEBB) et est ouvert au nom de Caluwaerts Uytterhoeven.
Tous les avocats liés à Caluwaerts Uytterhoeven sont assurés à titre individuel pour leur responsabilité professionnelle et leur insolvabilité (auprès d’Amlin Europe SA) par le biais d’une assurance souscrite par l’Orde van Vlaams Balies. L’intervention de l’assureur selon les modalités spécifiques de la police d’assurance souscrite s’élève au maximum à 2.500.000 € par sinistre.
Caluwaerts Uytterhoeven dispose également d’une assurance de responsabilité professionnelle complémentaire pour avocats de deuxième rang souscrite auprès de l’assureur AG Insurance SA. La garantie à cet égard s’élève à 5.000.000 € par année d’assurance, en complément et après épuisement des 2.500.000 € par sinistre de premier rang.
Une assurance responsabilité professionnelle de troisième rang a été souscrite pour les avocats suivants auprès de HDI Global Specialty SE : Kristiaan Caluwaerts, Kristof Uytterhoeven, Dirk Berckmans, Frederik Van Overtveldt, Ignace Kroos, Stephanie Moras, Steven Slachmuylders, Yannick Grauwels, Stéphanie Schepens, Federico Wuyts, Noëmi Callaert et Vincent De Somer. La garantie de celle-ci s’élève à 10.000.000 € par sinistre et par année d’assurance, en complément et après épuisement des polices d’assurance sous-jacentes de deuxième et de premier rang.
Le client accepte que l’indemnisation des dommages qu’il subit en raison d’une faute professionnelle de Caluwaerts Uytterhoeven se limite au montant effectivement versé par l’assureur en responsabilité professionnelle. Le client accepte dès lors que l’indemnisation des dommages qu’il subit en raison d’une faute professionnelle de Caluwaerts Uytterhoeven se limite au montant pour lequel Caluwaerts Uytterhoeven est assuré, sauf en cas de faute intentionnelle ou de fraude de la part de Caluwaerts Uytterhoeven.
Toute réclamation expire automatiquement si Caluwaerts Uytterhoeven n’a pas été informé par écrit de la réclamation dans l’année suivant la découverte d’un événement ou d’une circonstance pouvant entraîner ou donner lieu à une responsabilité.
Si l’assureur en responsabilité professionnelle ne couvre pas les dommages, et que Caluwaerts Uytterhoeven n’est pas responsable, l’indemnisation pour faute professionnelle, y compris le montant principal, les frais et les intérêts, se limite à la somme payée par le client au cours de l’année précédant l’acte ou la négligence en question, avec un plafond maximum de 50.000 €. Une copie des conditions des polices d’assurance peut être livrée sur demande.
Caluwaerts Uytterhoeven n’est pas responsable des éventuels manquements de tiers auxquels il est fait appel pour l’exécution de leurs prestations de services, indépendamment du fait que ces tiers aient facturé leurs honoraires et coûts à Caluwaerts Uytterhoeven ou directement au client.
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Dans la mesure où cela est applicable, Caluwaerts Uytterhoeven collecte toutes les données nécessaires dans le cadre de ses services, y compris le nom du client, son adresse, ses numéros de téléphone, son adresse électronique, et toute autre information concernant le client.
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