Conditions Générales

Informations Légales

Les dispositions des Conditions Générales s’appliquent à tout service fourni à ses clients par LEGAL OFFICE SRL – Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten. 

LEGAL OFFICE SRL (Société à Responsabilité Limitée de droit belge) a son siège social à 2600 ANTWERPEN-Berchem, Potvlietlaan 4.

T +32 3 448 49 92
F +32 3 448 49 95
I www.legaloffice.be
E info@legaloffice.be pour toute question administrative à propos de votre dossier
E boekhouding@legaloffice.be pour toute question comptable

Notre bureau (succursale) est situé(e) à 1030 BRUXELLES, 80 Bd. A. Reyers.

LEGAL OFFICE SRL est immatriculée au R.P.M. (Registre des Personnes Morales) d’Anvers (Antwerpen) sous le numéro B.C.E. (Banque-Carrefour des Entreprises) 0526.822.539 et le numéro de TVA BE 0526.822.539.

LEGAL OFFICE est le nom sous lequel Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten mène ses activités. 

Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten est une association d’avocats belges.

Tous nos avocats sont inscrits au Barreau d’Anvers (Antwerpen), sauf indication contraire. Les avocats liés à Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten fournissent leurs services au nom et pour le compte de Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten.

Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten est la seule partie contractante du client pour tout service fourni par ses partenaires seniors, Avocat Of Counsel, partenaires, associés seniors, associés, avocats troisième années, avocat deuxième années et avocats première années.

Applicabilité des conditions générales

Les Conditions Générales s’appliquent à tous les services fournis par Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten au client et font donc partie intégrante du cadre contractuel de la relation entre Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten et le client. 

Les présentes conditions générales s’appliquent, en tant qu’accord-cadre, non seulement à la mission initiale du client à Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten, mais aussi à toutes les missions ultérieures éventuelles, sauf si d’autres accords ont été conclus par écrit pour une mission spécifique.

Les accords dérogeant à une ou plusieurs dispositions des présentes conditions générales remplacent uniquement la ou les dispositions auxquelles ils dérogent. Les autres dispositions restent intégralement d’application.

Les présentes conditions générales excluent l’applicabilité éventuelle des conditions générales du client (si celui-ci est une personne morale). 

Services

Les services de Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten peuvent comprendre notamment des conseils, des réunions, des négociations, la représentation devant le tribunal, l’assistance dans les procédures, l’intervention en tant que mandataire, etc. 

Les parties déterminent l’objet précis des services fournis par Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten au début des activités et, si nécessaire, l’objet du service peut être adapté ou étendu au cours de l’exécution ultérieure. L’adaptation ou l’extension éventuelle des services peut se faire sans aucune formalité et peut être attestée, entre autres, par l’attribution de missions, l’acceptation de prestations ou le paiement de factures.

Les services de Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten englobent également la médiation, la conciliation et les autres modes de règlement amiable, pouvant mener une affaire à un résultat performant en termes de temps et de frais. Le client reconnaît avoir été informé de ces possibilités (cf. annexe 1).

Le client accepte que Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten a le droit de faire appel à des tiers (autres avocats, huissiers de justice, traducteurs, notaires, experts, comptables, etc.) dans l’exercice de ses activités au nom et pour le compte du client. À cette fin, le client laisse le choix des tiers à Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten. Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten ne fait toutefois appel à des tiers qu’avec l’autorisation expresse du client. 

Les conseils donnés par Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten sont exclusivement destinés à l’usage du client et ne sont donnés que dans le cadre de l’affaire pour laquelle ils sont fournis. Les conseils de Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten ne peuvent pas être utilisés par des tiers. Ils ne peuvent pas non plus être invoqués par des tiers. Le client accepte de ne pas divulguer les conseils de Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten à des tiers sans accord écrit préalable (sauf, le cas échéant, à d’autres conseillers professionnels du client, mais sans aucune obligation ou responsabilité de Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten envers eux). Les obligations contractuelles de Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten ne s’appliquent qu’au client et ne s’étendent pas à des tiers, sauf si Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten accepte expressément cette responsabilité par écrit.

Le client préserve Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten et les personnes qui y sont liées contre toutes les réclamations de tiers qui se rapportent ou découlent de quelque manière que ce soit de la mission du client et/ou des activités exécutées pour le client. L’indemnisation comprendra également les frais de défense.

Il est interdit au client d’enregistrer les conversations avec l’avocat sur quelque support que ce soit. Toute violation de ce principe conférera à Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten le droit de déposer une plainte auprès des tribunaux compétents.

Indemnisation

Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten applique une transparence totale en ce qui concerne les honoraires et les coûts. Les honoraires couvrent les prestations de l’avocat, telles que le conseil, la réunion, la correspondance, les négociations, les conversations téléphoniques, les recherches, la préparation de documents, la représentation devant le tribunal, le temps de déplacement, etc. S’il est fait appel au savoir-faire spécifique du cabinet, aux modèles élaborés par le cabinet ou aux stratégies développées par le cabinet, cela sera facturé sous la forme d’honoraires.

Sauf convention écrite contraire, nos prestations sont facturées à un tarif horaire qui est déterminé en fonction de l’expérience et des connaissances de nos avocats.

Les frais spécifiques dans les dossiers tels que les greffes, les bureaux d’hypothèques, les bureaux d’enregistrement, les guichets d’entreprise, les prestations fournies par des tiers, les frais de justice, les huissiers de justice, les experts, les traducteurs, les frais de stationnement, les primes supplémentaires pour l’assurance responsabilité professionnelle où les intérêts du client exigent une couverture supplémentaire, sont facturés séparément au prix coûtant. 

Caluwaerts Uytterhoeven Avocats loue une salle de données virtuelles basé sur le Cloud pour le partage sécurisé des documents. Pour l'utilisation de cette dataroom dans un ou plusieurs de vos fichiers, Caluwaerts Uytterhoeven facturera un prix de 750 euros hors TVA pour les fichiers de grade 2 ou 3. Pour les dossiers de grade 1, un montant de 250 euros hors TVA est facturé. Pour une gestion efficace de certains de vos dossiers, les avocats vous recommanderont l'utilisation de ce logiciel et le coût de celui-ci sera répercuté  au client.

Sans préjudice de la facturation d’honoraires, les frais de dactylographie, les coûts d'impression et de copie, les frais d’expédition et les frais de bureau divers sont facturés avant l'ouverture du dossier. Ces frais de bureau sont fixés à :

  • Constitution de dossier à concurrence (fichier numérique de démarrage + frais d'administration) de 100€ par dossier
  • Frais de copie (noir/blanc à 0,20€ et couleur à 0,80€ par page)
  • Indemnité kilométrique à concurrence à 0,60€ par kilomètre
  • Frais d'expédition au coût réel (courrier recommandé, timbres,...)
  • Frais de secrétariat (rédaction de correspondance, conclusions, contrats, notes, requêtes, citations, etc. à concurrence) de 13€ par page
  • Forfait pour l'envoi d'un e-mail à 5 euros par e-mail
Tous les montants s’entendent hors TVA et hors taxes, majorations ou augmentations semblables qu’un client, un payeur ou Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten est tenu de payer sur la base de la réglementation applicable ou que Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten est tenu de facturer.

Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten conservera un timesheet et enregistrera toutes les unités de temps comptables. Une unité de temps correspond à 5 minutes. Chaque unité de temps démarrée étant chargée comme une unité à temps plein. Ces unités de temps sont ensuite multipliées par le taux horaire applicable, afin de parvenir à un budget d'honoraires correct.

Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten demandera un acompte avant le début et dans le courant de ses activités au moyen d’une facture d’acompte ou d’une provision. Un acompte ou une provision est un montant forfaitaire que le client doit payer à Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten avant de recevoir une facture intermédiaire ou finale. Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten déduira tous les acomptes versés lors de l’établissement de la facture finale.

Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten adaptera les honoraires susmentionnés à l’indice des prix à la consommation. L’indice de départ est l’indice du mois précédant la signature du mandat et le nouvel indice est l’indice du mois précédant le jour anniversaire de l’entrée en vigueur du contrat.

Le client doit, avant l’ouverture du dossier, informer Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten de l’assureur protection juridique avec lequel il travaille. Si l’assureur protection juridique du client intervient, Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten répercutera sur le client les honoraires et les frais non couverts ou non payés par l’assureur protection juridique.

Lorsque Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten agit pour le compte de plusieurs personnes physiques ou morales liées entre elles, ces personnes physiques ou morales sont solidairement et indivisiblement responsables de tout ce qu’elles ou l’une d’entre elles doi(ven)t à Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten. Ce n’est qu’après la fin de la collaboration avec l’une des personnes physiques ou morales que cette personne physique ou morale n’est plus tenue de fournir des prestations de services aux autres personnes physiques ou morales après cette cessation. La personne physique ou morale concernée reste solidairement responsable de toutes les prestations fournies jusqu’à la fin de la collaboration.

Le client doit payer les factures dans les 8 jours calendrier suivant la date de la demande de paiement. Si le client n’est pas d’accord avec la facture, il doit introduire une contestation écrite dans les 8 jours calendrier suivant la réception de la facture. Un détail de la prestation fournie est disponible sur simple demande.

En cas de retard de paiement de la facture (facture d’acompte, facture intermédiaire ou facture finale) par le client, Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten peut, sans mise en demeure préalable, réclamer au client une indemnité forfaitaire de 10,00% du solde dû, augmentée d’un intérêt correspondant au taux d’intérêt légal plus 8,00% de plein droit à compter de la date d’échéance.

Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten a le droit, sans mise en demeure préalable du client, soit de suspendre toutes les autres prestations dans le dossier jusqu’au paiement intégral de toutes les sommes dues, soit de résilier le contrat avec le client avec effet immédiat, à moins que cela n’ait lieu de manière inopportune en fonction des intérêts et de la défense des intérêts du client.

Le client reconnaît avoir été informé de la loi du 21 avril 2007 relative à la répétibilité des honoraires et des frais d’avocat (voir liste des frais de justice). L’indemnité de procédure peut être utilisée par l’avocat pour apurer ses honoraires et ses frais.

Fonds de tiers

Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten reverse dans les plus brefs délais au client tous les montants qu’il reçoit pour le compte du client. Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten peut déduire des montants qu’il reçoit pour le compte du client les sommes destinées à couvrir les provisions, frais ou honoraires, même s’ils ne sont pas encore exigibles. Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten en informe le client par écrit. Cette disposition ne porte pas préjudice au droit du client de contester les états d’honoraires et de réclamer le paiement de ces montants retenus.

Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten reverse immédiatement à ces tiers tous les montants qu’il reçoit du client pour le compte de tiers.

Responsabilté

Tous les avocats liés à Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten sont assurés individuellement pour leur responsabilité professionnelle et leur insolvabilité auprès d’AMLIN EUROPE S.A. (Société Anonyme de droit belge) au moyen d’une police d’assurance souscrite par l’Ordre des Barreaux flamands. L’intervention de l’assureur selon les modalités spécifiques de la police d’assurance souscrite s’élève à un maximum de 2.500.000,00€ par sinistre.

En outre, Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten a souscrit auprès de la compagnie d’assurance AG INSURANCE S.A. (Société Anonyme de droit belge) une assurance responsabilité professionnelle complémentaire avocat deuxième rang. La garantie s’élève à 5.000.000,00€ par année d’assurance en plus et après épuisement des 2.500.000 € par sinistre en premier rang.

Pour les avocats Kristiaan Caluwaerts et Kristof Uytterhoeven, une police d’assurance responsabilité professionnelle en troisième rang a été souscrite auprès de HDI GLOBAL SE. La garantie s’élève à 10.000.000,00€ par sinistre et par année de sinistre en plus et après épuisement des polices sous-jacentes en premier et deuxième rangs.

Le client accepte que l’indemnisation du dommage qu’il subit à la suite d’une faute professionnelle de Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten soit limitée au montant effectivement payé par l’assureur responsabilité professionnelle. Le client accepte donc que l’indemnisation du dommage qu’il subit à la suite d’une faute professionnelle de Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten soit limitée au montant pour lequel Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten est assuré.

En tous les cas, une réclamation échoit si Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten n’est pas informé par écrit dans un délai d’un an à compter de la découverte d’un événement ou d’une circonstance qui donne ou peut donner lieu à une responsabilité.

Si l’assureur responsabilité professionnelle ne couvre pas les dommages sans que Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten soit en faute, l’indemnisation pour faute professionnelle sera limitée en principal, frais et intérêts à un montant égal aux honoraires payés à Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten dans le dossier concerné, et avec un maximum total de 50.000,00€. Une copie des conditions générales de la police peut être fournie sur demande.

Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten n’est pas responsable des manquements éventuels de tiers impliqués dans l’exécution de ses services, que ces tiers aient facturé leurs honoraires et frais à Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten ou directement au client.

Application de la loi relative à la prévention du blanchiment

La législation anti-blanchiment vise à limiter les diverses pratiques de blanchiment. Le client accepte l’application de la loi relative à la prévention du blanchiment. Cela signifie que l’avocat a l’obligation d’identifier la clientèle et de déclarer les pratiques de blanchiment au Bâtonnier du Barreau d’Anvers (Antwerpen) si l’avocat:

a) assiste un client pour préparer ou exécuter des opérations concernant:
  1. l’achat ou la vente d’un bien immobilier ou d’entreprises;
  2. la gestion de son argent, de ses titres ou autres actifs;
  3. l’ouverture ou la gestion de comptes bancaires, de comptes d’épargne ou de comptes-titres;
  4. l’organisation de l’apport nécessaire pour la constitution, l’exploitation ou la gestion de sociétés;
  5. la constitution, l’exploitation ou la gestion de sociétés, de trusts, de fiduciaires ou de constructions juridiques similaires;
b) agit au nom et pour le compte de son client dans toute transaction financière ou immobilière.

Un avocat a l’obligation d’être vigilant et d’identifier le client, le(s) mandataire(s) du client ou les bénéficiaires effectifs du client. Cette identification doit avoir lieu au moyen d’un document justificatif dont une copie est établie sur papier ou sur support électronique. Ont valeur de document justificatif :

  • pour les personnes physiques : le passeport ou la carte d’identité ;
  • pour les personnes morales belges ou les personnes morales étrangères ayant un établissement en Belgique : extrait de la Banque-Carrefour des Entreprises ou acte notarié ; 
  • pour les personnes morales étrangères sans établissement en Belgique : documents, données ou informations fiables et usuel(le)s dans les transactions juridiques internationales. 
En outre, l’avocat doit connaître l’identité des clients qui ne sont pas physiquement présents ou visibles lors d'un appel vidéo, et doit également savoir si les clients, les mandataires ou les bénéficiaires effectifs sont une personnalité politique de premier plan.


Cette obligation de vigilance et d’identification nécessite la collaboration du client. Si le client ne communique pas les données attendues dans un délai de deux semaines (sauf circonstances exceptionnelles), l’avocat ne peut pas entamer la relation d’affaires et s’il était déjà intervenu provisoirement, il mettra fin à son intervention.

Le bâtonnier transmettra l’information à la Cellule de traitement des informations financières. Il est interdit à l’avocat et au bâtonnier d’informer le client que des informations ont été communiquées ou qu’une enquête est en cours. 

Règlement général sur la protection des données 2016/679

Votre vie privée est importante pour nous ! Chez Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten, nous traitons donc les données personnelles collectées auprès de tous les clients de manière sécurisée et confidentielle. Les présentes conditions générales décrivent les données personnelles que nous traitons à propos de vous, sur quelle base nous les traitons et pourquoi nous les traitons.

Concernant les clients et les visiteurs du site web

1.      Qui contacter en cas de questions / remarques / plaintes ?

Vous pouvez adresser toutes questions, remarques ou plaintes éventuelles sur le traitement de vos données personnelles à Gert Gooris (E : g.gooris@legaloffice.be). Votre e-mail sera traité dans les plus brefs délais.

2.      Quelles données personnelles sont traitées ?

Nous collectons et traitons diverses données personnelles de nos clients. Il s’agit notamment des données personnelles suivantes :

  • Numéro de registre national, adresse, état civil, numéro de compte bancaire, composition de famille, date de naissance, numéro de téléphone, adresse e-mail ;
  • données fournies dans le cadre de la défense de votre dossier et de la défense éventuelle en justice ;
  • jugements et condamnations.

3.   Pourquoi ces données personnelles sont-elles traitées et quel est le fondement juridique du traitement?

Les données ci-dessus sont collectées dans le but de défendre votre dossier, et donc avec l’exécution d’un contrat comme fondement juridique. En signant le mandat, vous autorisez expressément Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten à traiter vos données personnelles.

4.      Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten conserve et traite en tout cas les données personnelles pour une période nécessaire en fonction des finalités du traitement et en fonction de la relation contractuelle entre nous.

Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten archive le dossier après chaque mission et conserve les données pendant 5 ans. Passé ce délai de 5 ans, le dossier est définitivement supprimé.

5.      Droits

a)      Droit d’accès et de consultation
Vous avez le droit de consulter gratuitement et à tout moment vos données personnelles et de prendre connaissance de l’utilisation que nous faisons de vos données personnelles.

b)     Droit de rectification, d’effacement et de limitation
Vous êtes libre de décider de nous fournir ou non vos données personnelles. En outre, vous avez toujours le droit de nous demander de rectifier, de compléter ou de supprimer vos données personnelles. Vous pouvez également demander que le traitement de vos données personnelles soit limité.

c)      Droit d’opposition
Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons sérieuses et légitimes.

d)     Droit de transfert de données
Vous avez le droit d’obtenir et/ou de transférer à d’autres personnes responsables vos données personnelles traitées par nous sous une forme structurée, commune et lisible par machine.

e)      Droit de retrait d’autorisation
Pour autant que le traitement soit basé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement.

f)      Décisions automatiques et profilage
Le traitement de vos données personnelles n’inclut pas le profilage et vous ne serez pas soumis à des décisions automatisées de notre part.

g)     Exercice de vos droits
Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact avec Gert Gooris (E : g.gooris@legaloffice.be).

h)     Plaintes
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de la Commission belge de la protection de la vie privée sise à 1000 BRUXELLES, 35 rue de la Presse, T: +32 2 274 48 00, F: +32 (0)2 274 48 35, E: commission@privacycommission.be.

Ceci est sans préjudice d’un recours devant les tribunaux civils.

Si vous subissez des dommages à la suite du traitement de vos données personnelles, vous pouvez introduire une demande de dommages-intérêts.

6.      Transmission à des tiers

Certaines des données personnelles que Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten traite à propos de vous seront transmises à des tiers (huissiers de justice, traducteurs, autres avocats, notaires, experts, comptables, etc.).

Ces tiers traitent les données personnelles à la demande de notre organisation pour l’exécution d’une mission spécifique. Nous concluons des accords de traitement avec toutes les organisations susmentionnées et mettons tout en œuvre pour qu’elles protègent suffisamment vos données personnelles.

Vos données personnelles ne seront pas vendues, louées, distribuées ou mises à la disposition de tiers à des fins commerciales, sauf dans les cas décrits ci-dessus ou avec votre consentement préalable.

Dans de rares cas, il se peut que nous soyons tenus de divulguer vos données personnelles à la suite d’une ordonnance judiciaire ou afin de respecter d’autres législations ou réglementations contraignantes.

7.      Sécurité et confidentialité

Nous avons développé des mesures de sécurité qui sont adaptées aux niveaux technique et organisationnel pour empêcher la destruction, la perte, la falsification, l’altération, l’accès non autorisé ou la communication par inadvertance à des tiers des données personnelles collectées, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

Concernant les tiers

Le cabinet d'avocats Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten, Potvlietlaan 4 - 2600 Berchem, ON 0526.822.539, a reçu vos données personnelles dans le cadre des services juridiques fournis à son client. Vos données personnelles ne sont traitées que dans la mesure et pour la durée nécessaires à la sauvegarde des intérêts du client. Vous pouvez toujours nous contacter pour exercer les droits suivants: une demande d'accès ou de rectification de vos données personnelles; une demande d'effacement de vos données personnelles; une demande de restriction du traitement de vos données personnelles; une objection contre le traitement de vos données; une demande de transfert de vos données; une plainte si vous pensez que nous n'agissons pas en conformité avec la législation applicable en matière de protection des données. Vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'autorité belge de protection des données. Vous pouvez adresser vos demandes à Gert Gooris à l'adresse suivante: g.gooris@legaloffice.be. Nous respectons tous les droits relatifs à vos données personnelles auxquels vous avez droit en vertu du droit applicable. Vous pouvez trouver notre déclaration de confidentialité complète ci-dessus. Nous ne vous avons pas communiqué ces informations auparavant car, en ce qui concerne le client, nous sommes tenus au secret professionnel conformément à l'article 458 du code pénal. 


Tribunaux compétents
La relation juridique entre le client et Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten est exclusivement régie par le droit belge, à l’exception des règles du droit international privé. En cas de litige entre Caluwaerts Uytterhoeven Advocaten et le client, les tribunaux d’Anvers (ANTWERPEN), Division Anvers (Antwerpen), seront compétents.